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美国国税局（Internal Revenue Service）允许雇主向员工报销工作中发生的业务费用。根据负责任的计划，这些费用报销对员工免税。如果这是一个不负责任的计划，付款被视为工资。如果通过工资单发放报销，这意味着他们是不负责任计划的一部分，员工将对报销纳税。
员工业务费用
作为公司代表，员工在工作时往往会产生业务开支。开车去见客户，拿起一些办公用品或带客户去吃午餐都是可以由雇主报销的营业费用。为记录和证明费用，员工应在购买商业时保存收据副本。美国国税局允许雇主按照汽车旅行的里程报销员工，因此员工可以保留详细的商务旅行记录，而不是保存气体收据。
责任和非责任计划
当雇主向雇员报销工作费用时，他们根据负责任的计划或不负责任的计划进行报销。负责任的计划是指员工及时提供费用文件并返还任何多余的报销。雇主验证费用是否具有业务连接并保留文档的副本。根据负责任的计划，费用报销不是收入。相反，它是对员工的免税报销。
根据问责计划签发支票
如果您有一个负责任的计划，则不应通过工资单处理费用报销。相反，要求员工定期收集费用文档，然后发出费用报销检查。这些付款应记录为公司费用。例如，如果您以50美元的价格裁减员工里程报销支票，则应将50美元记录为里程费用。您的公司将能够在营业税申报表上注销这些费用，因此请保留里程表和收据的副本以证实费用。
非负责任计划的工资核算处理
如果雇主不遵守问责计划的规则，则它在不负责任的计划下运作。有时，雇主有目的地实施一项不负责任的计划，以尽量减少记录保管。例如，公司可以选择为每位员工提供500美元，用于支付年度业务培训的食品和里程费用，而不需要收据。在这种情况下，费用报销实际上被视为工资，员工将对其进行纳税。
由于这些被视为工资，因此应根据工资单处理不负责任计划下的费用报销。这样，雇主可以扣缴联邦税，州税和工资税。在年底，费用报销将在员工的W-2表格中报告为工资。