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自1986年11月以来，每位新员工，无论雇主如何，都需要填写I-9表格。此表格旨在记录员工，包括公民和非公民。表格要求新员工生成两份文件。雇主应该检查文件并在I-9表格上记录细节。这些文件的目的是建立身份和就业授权。雇主不能指定他们喜欢哪些文件。
建立身份和就业授权的文件
美国护照，永久居民卡，外国人登记表，包含临时I-551印章的外国护照和包含照片的就业授权文件是确定身份和就业许可的文件的例子。
建立身份的文件
建立某人身份的文件包括：驾驶执照或政府签发的带照片的身份证，学校照片身份证，选民登记证;美国军人卡或草案记录，军人身份证，美国海岸警卫队商船水手卡，美洲原住民部落文件和加拿大颁发的驾驶执照。
建立就业授权的文件
员工必须出示以下文件之一：社会保障帐号卡;国务院颁发的出生证明，国务院出生证明，出生证明原件或经核证的副本，美国土着部落文件，美国公民身份证或就业授权文件由国土安全部发布。这些文件建立了就业授权。只需要以上其中一项。