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企业可以向员工报销与工作相关的里程费用并申请减税。但是，与员工的常规通勤相关的里程数不计入里程费用。如果员工没有完全报销里程费用，他可以将未报销部分作为员工业务费用索赔。
里程报销要求
美国国税局为企业报销里程费用提供了一些指导。如果操作正确，则付款对员工不是必须的，企业可以将其作为费用扣除。要申请扣除，美国国税局要求企业记录费用的详细信息，并核实旅行是出于商业目的。如果付款对员工不可抵押，则员工必须记录与工作相关的费用并返还他收到的任何超额补偿。
报销率
企业偿还员工里程的最简单方法是使用IRS标准里程费率。此费率旨在涵盖天然气，汽车维修，维修，保险，登记和折旧的平均成本。截至2015年，该比率为每英里56美分，并定期进行调整。或者，企业可能决定仅报销特定的汽车费用，例如城外旅行的燃气费。它甚至可以选择不报销里程。
里程计数
对于可扣除的里程，您必须驾驶或出差以达到与工作相关的目的。访问客户，领取物资或参加会议都是获得里程费用的正当理由。但是，美国国税局明确禁止员工和企业扣除正常上下班所涉及的里程数。为了解决这个问题，您应该从报告的里程中减去正常工作通勤所涉及的里程数。例如，假设您的住宅距离您的常规工作场所10英里往返。而不是去你的正常工作场所，你在客户现场工作了一天，这是一个30英里的往返通勤。所产生的里程减去您的正常通勤--20英里 - 可以报销和扣除。
无偿的里程
如果您开车上班，而且您的雇主没有报销您或仅部分报销您，您可以申请减免个人纳税申报表。允许员工在表格2106上扣除未报销的工作和业务费用。不幸的是，扣除额有限。杂项逐项扣除，例如未报销的员工开支，只有在超过调整后总收入的2％时才可扣除。