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有些公司要求您每年提交一份更新的W-9表格，纳税人身份证号码和认证申请表，但大部分公司都没有。独立承包商每年都有可能提交W-9表格以保持合同记录的最新状态，但并非总是如此。这可能会令人困惑，特别是如果您的工作或生活中的情况最近发生了变化，因为某些变更要求您填写新表格。大多数这些变化很少见，只在特定条件下才会发生。
个人纳税人识别号码
美国国税局或社会保障管理局向所有公民发放个人纳税人识别号码或ITIN。对于大多数员工和独资企业而言，ITIN是社会安全号码。如果您的状态发生变化 - 例如，从独资企业转变为合伙企业或公司 - 美国国税局会发布新的联邦雇主识别号码或FEIN。您需要在更新的W-9表格上报告此更改。
公民身份
您的公民身份状态变化很少，但如果确实发生了变化，您必须提交新的W-9表格。如果您目前是美国公民，则此状态通常会在您永久离开该国家，撤销您的公民身份或自愿放弃您的身份时发生变化。如果您的状态发生变化，请立即发送新的W-9表格，因为您的雇主可能需要更改其记录。在美国工作的非美国公民的税收过程通常不同于公民的过程。
备份预扣状态
纳税人身份的最常见变化是该人是否需要缴纳预扣税。如果您在先前的W-9表格中遗漏或谎称有关ITIN的信息，如果您没有证明您可以免除扣缴或者您少报您的利息或股息，则会受到此类预扣税的影响不要告诉你的雇主扣留资金。
如果您需要扣缴备用税，IRS会提醒您，并说明理由。当您不再需要扣缴时，该机构也会提醒您。如果您需要预扣备用，则必须更换W-9以反映此情况;如果您获得豁免，您还必须更改它。
责任
如果您的W-9表格有任何变更，您的雇主有责任向您询问。如果您的纳税人号码，社会安全号码，公民身份或免税待遇豁免状态在过去一年中发生了变化，您必须联系您的雇主并索取新表格。如果您认为您可能有不寻常的情况会影响您的W-9并可能要求您更新它，请先与您的雇主联系并询问。您工作地点的人力资源部门应该能够回答您的问题;否则，请联系美国国税局。