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组织文档不仅可以保存您的重要文件，还可以在正确存储的情况下保护它们。没有人喜欢通过文件争抢的感觉，扔纸，因为yoy找不到那个重要的银行对账单。组织和归档文档后，快速轻松地查找重要文件。
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计算所需的文件夹，活页夹和制表符分隔符的数量。这取决于您拥有多少不同的归档类别。最好在创建归档类别后购买这些耗材，以便准确了解所需的文件夹数量。
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指定一个占地面积或一个大桌子来堆叠所有文件。组织文档是一个过程，因此，您希望指定一个区域，您可以在其中制作已排序文档的堆积，如果您没有立即完成，则将它们分类。根据您拥有的文档数量，这可能会花费您整个周末，或者更好的是，每天至少花费10到30分钟来组织和归档您的文档。
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将文档组织成分隔为名称类别的堆。例如，一堆水账单和另一堆银行账单（每个银行单独堆积）。
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将所有文档放入单独的堆中后，列出您拥有的不同命名类别（公司或文档名称）。例如：美国银行，水费账单，汽车贷款，州农业保险，AAA，学生贷款等。按字母顺序列出您的清单。如果您的所有文件都按字母顺序存储在文件柜中，则可以更方便地找到您的文件。
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在文件夹的选项卡上或在单独的纸张上写下您的每个类别名称，并使用您分开的选项卡，然后将其插入挂起文件夹选项卡。
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将所有文件夹按字母顺序放在文件柜中。开始归档文件堆。当您将文档归档到其正确的文件夹中时，请按时间顺序组织文档，并使用最新的文档。在了解您应该保留某些重要文件的时间时，请查看州和联邦法律。有些文件，例如爱尔兰共和军的捐款，必须永久保存。
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保留重要文件的备份 - 或者如果您只想拿着年份的文件（例如，用于税务目的） - 通过制作粘合剂来存档文件的副本。根据您的文件数量将您的文件分成类别，例如银行文件，账单和投资。不要忘记标记选项卡分隔符，以便可以轻松访问活页夹中的所有内容。在选项卡的前面放置选项卡类别列表。您还可以扫描所有重要文档并保留电子副本作为备份。