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在雇员与雇主的关系过程中，可能需要对税务状况进行重新分类。通常，企业将以合同形式雇用工人。如果关系变得正常且持续，企业可能需要将工人从独立承包商转变为受薪工人。未能将工人正确归类为雇员并支付所需的工资税可能会使公司受到处罚。转换确实发生时，雇主和雇员都有一定的责任。
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审查国内税务局关于何时应将工人视为雇员而非独立承包商的指导原则（参见资源1）。确定为您工作的所有承包商，这些承包商将在纳税年度结束时收到1099，并且需要根据相同的指导方针转换为W-2。
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以书面形式通知承包商将他转变为雇员的直接需要以及实现此变更所需的身份信息。记录这些记录在员工档案中生成的日期和时间。如果您通过平邮发送通知，请使用带有足够邮资的经过认证的邮件收据。将您在美国邮政服务中盖章的收据作为您的合法“邮寄证明”保存在您的记录中。
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在员工数据库和记录系统中设置新的员工文件。根据所涉及的工作和员工的责任水平，将正在转换为薪水，工资豁免或每小时非豁免的承包商分类。使用您的计算机和Internet访问权限，根据“公平劳动标准法”审查美国劳工部指南（参见资源2）。
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设定与承包商将成为的常规员工分类类型相称的薪酬计划。如果新员工是小时工，则每周工作40小时后建立加班费。
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要求新员工填写W-4表格，在确定工资预扣税时计算个人信息和免税。根据需要将新员工输入您的员工数据库和计时系统。
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在1月31日之前为前一个纳税年度生成一份完整的W-2表格，报告工资，扣缴的税款以及表格上要求的其他信息。向员工发送四份副本以满足各种纳税申请要求。为您自己的业务记录保留一份副本，并将一份副本发送给美国国税局和州或市税务机关（如果适用）。