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美国各地都有土地记录系统，以跟踪财产所有权，财产税和其他相关问题。一般来说，这些职责由县划分，由县事记录员，法院书记员或登记员控制。当诸如赠款契约等官方财产文件提交给县官员进行记录时，该县使用其特定系统归档该文件。有些县选择使用仪器编号作为记录保存方法。
格兰特德德
出售财产时，加利福尼亚州通常使用赠款契约。这种契约类似于保修契约。保证契约为买方或受让人提供了知道他们正在接收没有留置权的财产，并且没有其他人可以要求所有权。保证契约还规定，如果未来出现对财产的索赔，卖方或设保人将向受让人提供法律援助。赠款契约通常不承担此保证。
特征
州和县法律要求拨款契约包括某些信息，以使其被视为有效和可记录。在加利福尼亚州，设保人和受让人的名字必须列出并拼写正确。必须列出返回地址，以便记录器返回文档。标准纸张尺寸为8.5 x 11英寸。较大的纸张尺寸需要额外收取录音费。提交录制的文件必须包含原始签名。签名必须由公证人使用标准的加利福尼亚通用确认表确认。在某些情况下，可能需要完成所有权报告表的初步更改。
记录
当契约完成后，它可以呈现给县记录员。每个县评估录音费用，这将有所不同。务必将支票或现金以正确的金额带到录音机的办公室。如果转让税适用，它们也在此时到期。记录员检查文件的准确性并检查欠款。如果一切正确，则提交文档进行录制。
仪器编号
许多县使用工具编号或文件编号来组织记录在案的契约和财产文件。具体的编号系统因县而异。一些使用日期和时间方法，而另一些使用连续编号方法。提交文档进行记录时，通常会对其进行计算机扫描并将其复制到存档系统中。然后，按顺序为其分配仪器编号。系统分配号码后，会将其标记在实际的契约上。有些县还使用带有可以打印到契约上的仪器编号的可扫描条形码。当工具编号返回给受让人时，将在记录契约的第一页上找到该工具编号。此号码可用于在将来引用或搜索契约。