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要求员工使用自己的汽车完成工作的雇主支付里程报销费用。原因很简单。雇主可以通过补偿与工作相关的驾驶成本来更好地招聘和留住优质员工。里程报销涵盖与运营汽车，货车和SUV等机动车相关的费用。
IRS标准费率
每年，国税局都会为车辆的商业用途设定标准费率。例如，2015年的费率为每英里57.5美分。报销率用于计算与工作相关的旅行未报销时的税收冲销。标准业务费率包括运营普通车辆的成本，包括汽油，维护和维修，保险和折旧。
非商务里程核销
一些报销用于非商业驾驶，但仍有资格享受减税优惠。出于搬家或医疗原因，旅行可以在2015年扣除或报销每英里23美分。执行慈善活动时的驾驶费率由法律规定为每英里14美分。
允许的里程
人力资源英雄表示，里程报销必须符合三项标准，才有资格作为营业费用。首先，只能为与工作直接相关的旅行支付报销费用。在您的家庭和正常工作场所之间通勤不是合格的旅行。其次，员工必须记录与工作相关的驾驶。最后，员工必须退还任何已支付的超额补偿金额。雇主不包括合格的里程报销作为收入，因此对员工完全免税。雇主可以将该金额作为商业费用支付。
报销记录
员工通常会保留里程记录以记录他们与工作相关的驾驶记录。它从汽车用于商业的一年的第一天开始，到最后一天的里程表读数结束。每个条目必须说明日期，里程的业务原因以及您去的地方。必须记录起始和终止里程表读数。雇主使用此信息通过乘以IRS标准费率驱动的里程来计算里程补偿。
实际费用选项
由于记录保存要求，雇主通常不使用实际车辆费用。但是，如果员工超过报销金额，则可以使用实际费用。要使用实际成本，员工必须保留里程记录以及保险付款，汽油购买，维修和所有其他车辆费用的记录。一旦该员工确实使用了实际费用，如果要求加速折旧，他就不能再次使用标准费率。只能声称与车辆的商业用途成比例的费用。例如，如果一年内驾驶里程的25％与工作相关，则可以注销25％的实际车辆费用。