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房主协会（HOA）是负责住宅细分中公共区域的一般维护和维护的组织。 HOA可以由管理公司或房地产开发商运营，但一旦开发完成，通常会转交给居民。 HOA必须保留会计账簿，准确反映所收取的会费，发生的费用类型，特殊项目的储备金余额和各种其他项目。可以毫不费力地实施基本会计系统。
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如果您还没有自己的软件，请购买为HOA量身定制的会计软件。如果您已拥有其他会计软件，则无需使用特定的HOA软件。公寓经理和TOPS是专门从事HOA会计需求的软件提供商，而Quickbooks是可用于满足基本HOA会计要求的通用财务软件。完成教程并阅读随购买软件提供的手册，以了解如何在系统中设置HOA。
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确保您对HOA会计要求有充分的了解。加州房主协会协会是一个很好的资源，可以更多地了解基本的HOA要求。
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在开始输入帐号之前，为您的帐号建立一致的命名约定。例如，您可以决定所有资产帐户将以数字“1”开头，负债帐户“2”，收入帐户“3”，费用帐户“4”和权益帐户“5”。
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创建将在软件系统中使用的帐户。您需要的基本资产账户是现金，支票，应收账款，递延费用和固定资产。对于负债账户，您需要应付账款，递延收入和贷款。收入账户将包括会费和利息收入。大多数费用的账户将包括公用事业，保险，维护，保管，利息，费用，税收和储备费用。最后，留存收益和储备将包括权益账户。每个HOA都有特定的需求，但是这个帐户列表为开始输入交易提供了坚实的基础，并且可以使用任何HOA或通用财务会计软件来完成。
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在新软件系统中输入期初余额。此条目是在您的标准日常条目前进之前完成的。此条目不应包含任何收入或费用帐户。例如，如果HOA在银行中从先前的房主会费中获得1,000美元，那么该条目将仅仅是支付1,000美元的借方和用于保留1,000美元的保留收益的贷方。此时，您有一个未结资产负债表，可以继续记录日常活动。
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输入每个收入和费用帐户的预算编号。建立预算编号的方法取决于您使用的软件。预算通常需要建立一个单独的分类帐，用于记录您的HOA日常活动。阅读软件手册的相应部分，了解有关在软件系统中创建预算的详细信息。
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学习运行随软件提供的基本报告。最基本的报告是资产负债表，损益表，现金流量表和预算与实际。这些应与您使用的任何财务软件一起提供。